オフィスの片付けは私物から！ 片付けのコツや不用品の処分方法を解説

1．オフィスで散らかりやすい場所とは？

オフィスの片付け方を解説する前に、オフィスの中で散らかりやすい場所を解説します。どこが最も散らかりやすいのでしょうか？

1-1．個人のデスク

オフィスで最も散らかりやすいのは、個人のデスク周りです。私物と会社のものが入り交じっているうえ、職種によっては仕事のものが増えつづけます。また、整理整頓が得意な人と苦手な人では差が出やすいものです。また、デスクの上がきれいでも引き出しの中がぐちゃぐちゃというケースもあります。

1-2．書類置き場

書類は、時間がたつにつれて増えつづけていくものです。ですから、気を抜くとどこに何があるか分からなくなってしまいます。歴史が長い会社ほど書類置き場は増えていき、収拾がつかなくなりがちです。

1-3．ロッカールーム

ロッカールームは、私物がたまりがちな場所です。同じオフィスで働く全員が整理整頓を意識しないと、個人のロッカーの中だけでなくロッカールーム全体に私物が放置されてしまう環境ができます。一度散らかりきってしまうと片付けるのは至難の業です。

2．オフィスを片付けるポイント

では、オフィスを効率よく片付けるには、どのようなことに注意すればいいのでしょうか？ この項では、オフィスを片付ける際に意識するポイントを解説します。

2-1．まずはものを捨てるところからはじめる

オフィスの片付けはものを捨てるところからはじめます。ものを全く捨てずに片付けはできません。新しい収納グッズを増やすのは逆効果です。ものを管理できる能力には限度があります。収納グッズを増やすほどオフィスは散らかりやすくなるでしょう。

2-2．仕事をしながら片付けをしない

仕事をしながら片付けをすると、集中できません。オフィス全体の片付けをする場合は、休日出勤するなど全員が片付けに集中できる環境を作りましょう。また、昼休みに30分ずつ時間を区切って片付けをするという方法もあります。

2-3．しまう場所を決める

適当な場所にものをしまってしまうと、探すのに手間がかかります。可能ならば、すべてのデスクに「どこに何を置く」と決めてしまいましょう。そうすれば、片付けが苦手な方もうまく片付けをしやすくなります。

2-4．書類などは保管期限を決める

仕事で使用する書類は、仕事が終わっても一定期間は保管しておく必要があります。しかし、いつまでも保管しておく必要はないでしょう。ですから、保管期限を決めておきましょう。どうしても長期間大量に書類を保管したい場合は、電子化など場所を取らない方法を検討してください。

3．まずは私物の整理からはじめる

オフィスには、私物と会社のものがあります。会社のものは勝手に捨ててはいけません。また、一部の社員だけで置き場所を変えてしまうと他の社員に迷惑がかかります。ですから、オフィスの片付けは私物からはじめ、会社のものは整理方法が決まるまで、手をつけずに一箇所にまとめておきましょう。私物を片付けるだけでもかなりスッキリします。

4．オフィスの片付けで出た不用品を処分するには？

では、オフィスが片付いたら不用品をどうやって処分すればいいでしょうか？ この項では、その方法を紹介します。

4-1．基本は契約している業者に廃棄を依頼する

オフィスから出たゴミは、自治体に回収を依頼できません。ですから、基本的には契約している業者に依頼して引き取ってもらいましょう。一般的な紙ゴミや廃棄すべきもの処分などは契約内容に基づき、業者に任せてください。

4-2．売却したいものがある場合は不用品回収業者に依頼する

オフィス家具の中には中古でも一定の需要があるものがあります。まだ十分に使えるオフィス家具類が不要になった場合は、回収と買取の両方を行っている業者に依頼しましょう。ゼロプラスでも、法人向けのサービスとして不用品の買取・回収を行っています。

4-3．秘密保持が必要な書類は専門業者に依頼する

個人情報など、秘密保持が必要な書類は専門業者に廃棄を依頼しましょう。不用意に捨てると情報流出の危険があります。古い書類でも取り扱いには十分に気をつけてください。一度流出した情報は回収がほとんど不可能です。

5．整頓されたオフィスを維持する方法

整頓されたオフィスを維持するには、もちものの場所を決めておくことが大切です。もちものの置き場所が決まっていれば、ものが行方不明になることもありません。特に、仕事で使うものは従業員全体が置き場所を把握しておきましょう。そして、使ったらそこに戻すことを徹底します。そうすれば、オフィスは整理整頓された状態を維持できるでしょう。余裕があれば、私物の置き場所も決めておきます。また、書類をはじめとするものの保管期限を決めておくことも大切です。保管期限が決まっていれば、古い書類などがたまっていくこともありません。

6．オフィスの片付けに関するよくある質問

Q．書類の保管期限はどのくらいが適当ですか？
A．書類の内容によって異なりますが、1～3年程度が一般的といわれています。なお、保管期限が法律で決まっている書類もありますので、事前に確認することが大切です。

Q．ものはどのくらいまで減らせばいいでしょうか？
A．収納スペースの7割程度が適当といわれています。

Q．中古でも需要があるオフィス用品はどんなものですか？
A．デスクや椅子、書類棚などには一定の需要があります。ただし、あまり古すぎるものは買取不可となりやすいでしょう。

Q．パソコンの中はどのように整理すればいいですか？
A．今使っているファイルは、デスクトップなどの分かりやすい箇所に保存し、終わった仕事関係のファイルは1つのフォルダーにまとめておきましょう。年や月ごとのフォルダーを作っておくといいですね。

Q．休日出勤ができない場合はどうしたらいいでしょうか？
A．昼休みなど仕事がない時間に少しずつ片付けをすすめていくのがおすすめです。

まとめ

今回はオフィスの片付け方を解説しました。基本的には部屋の片付けと同じですが、会社のものを個人の判断で捨ててはいけません。まずは私物の片付けからはじめましょう。また、会社のものの片付け方を決めてから一斉に片付けを始めるのもひとつの方法です。