オフィスの片付けでお悩み? デスクや共有スペースを整理するコツ!

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「オフィスをキレイに片付ける方法を知りたい」「書類や備品が散乱した状態を改善したい」など、オフィスの片付けでお悩みではないでしょうか。オフィスには大量の書類や備品などがあります。従業員が効率よく快適に仕事を進めるためにも、何がどこにあるか分かりやすく整理しておくことが必要です。そこで、今回は、オフィスの片付けについて詳しく解説します。

  1. オフィスの片付けは重要!
  2. オフィスの片付けの基本とは?
  3. 今日からできるオフィスの片付け方法
  4. オフィスの片付けや不用品回収は業者へ依頼しよう
  5. ​オフィスの片付けに関するよくある質問

この記事を読むことで、オフィスの片付けついてよく分かり、スッキリと使いやすく整理できるようになります。まずは、記事をじっくり読んで参考にしてください。


1.オフィスの片付けは重要!

最初に、オフィスの片付けの目的や困りごと・重要性について見ていきましょう。

1-1.オフィスを片付ける目的は?

オフィスを片付ける主な目的には、以下のようなものがあります。

  • 仕事の効率をアップさせる
  • 書類や情報を共有化する
  • 探しものを減らす

オフィスが片付いていないと、何がどこにあるのか分かりづらくなります。ものを探す時間が大幅にかかり、仕事の効率が下がってしまうのは大きなデメリットです。効率よく仕事を進めるためにも、常にスッキリと片付いたオフィスを目指しましょう。

1-2.オフィスの片付けでよくある困りごと

オフィスの片付けでよくある困りごとには、以下のようなものがあります。

  • 書類や不用品が多すぎる
  • 収納スペースが少ない
  • 共有スペースが片付かない
  • 収納方法が分からない

1-3. オフィスの片付けの重要性

オフィスの片付けは、とても重要です。必要なときに必要な資料や備品を使えることが、仕事の効率を高め、業績アップにつながります。ものを探す時間は、大きなロスです。常にスッキリ片付いていれば、最小限の労力で仕事を進めることができます。それに、急な来客があっても慌てずに対応できることでしょう。キレイなオフィスという印象を残すことは、今後の取り引きにもプラスに働くはずです。

2.オフィスの片付けの基本とは?

オフィスの片付けの基本について詳しく解説します。

2-1.オフィスの片付けの基本理念

オフィスの片付けの基本理念を確認しておきましょう。

2-1-1.仕事しやすい環境を作る

オフィスの片付けは、仕事をしやすい環境作りが第一の目的です。仕事に必要なものや情報をすぐに取り出し、返却できるように整えましょう。誰にでも片付けやすい方法で整頓することが大切です。

2-1-2.定位置を決め出し入れしやすく

ものの定位置を決め、出し入れしやすくすることも基本です。使った後に元に戻そうとしても、片付けにくい・どこに置いてあったのか分かりにくいなどでは、すぐに散らかってしまいます。十分な収納スペースを用意し、簡単に出し入れしやすい方法で片付けましょう。

2-1-3.不用品を減らす

オフィスの不用品を処分することも基本です。たとえば、以下のようなものは不用品として処分しましょう。

  • 使わなくなった机やイスなどの備品
  • 古いパソコンや電子機器
  • 古い参考書籍・資料類

2-2.自宅とオフィスの片付けの違いは?

オフィスは共有スペースです。個人のデスク周辺であっても、共有スペースの一部であることを忘れてはいけません。自宅と違い、完璧にスッキリとキレイに片付けたり無理に断捨離をしたりする必要もないのです。仕事を効率よく進めることが本来の目的であり、片付けは単なる手段であることを覚えておきましょう。

2-3.5Sやトヨタ式片付け方法も参考にしよう

オフィスの片付けは、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ))を基本に考えるのもおすすめです。また、トヨタ式片付け方法も役立つことでしょう。いずれも仕事の効率化を進めるために適した考えなので、ぜひ参考にしてください。

3.今日からできるオフィスの片付け方法

オフィスの片付け方法のコツや場所別の片付け方について詳しく解説します。

3-1.全体の物量を減らす

最初に、全体の物量を減らすことが大切です。おおよそ、収納許容量の7割を目安にするといいでしょう。物量の減らし方については、以下を参考にしてください。

  • 収納してあるものを全部出す
  • 必要なもの・不用品・自宅に持ち帰るものを仕分ける
  • 必要なものだけを残して処分する

3-2.デスク周辺の片付け方法

デスク周辺の片付け方法は、以下を参考にしてください。

3-2-1.机の上には使うものだけを置く

オフィスの机の上には、仕事の効率を上げるために使うものだけを置くのが基本です。「ものを置かない」ことが目的ではありません。必要なもの以外は決まった収納場所に戻すか、不用品として処分してください。机の上はすぐに散らかりやすいので、ものを使い終わったらすぐに元の場所に戻すようにしましょう。

3-2-2.引き出しを活用する

引き出しを活用して、ものをスッキリ片付けましょう。具体的には、以下のようなことを試してみてください。

  • 仕切りを使用して種類ごとに分ける
  • 目的別に引き出しを使い分ける
  • 無理に詰め込みすぎない

3-2-3.書類は立てて保管する

書類は、立てて保管すると取り出しやすく散らかりません。処理中の書類は机上やデスクク上部の引き出し・使用頻度の高い書類はデスク下部の引き出し・共有書類は共有用のキャビネットに保管しましょう。種類ごとにファイルやフォルダに入れるようにすれば、必要なときにすぐ取り出すことができます。

3-2-4.名刺や文房具の片付け方

名刺は、名刺箱や名刺フォルダを利用し、こまめに整理してください。もしくは、デジタルスキャンしてデータ化することをおすすめします。古い名刺には不必要なものも多く含まれているため、定期的にチェックし廃棄することも必要です。文房具は、ペン類はペン立てに入れ、机上に置くといいでしょう。そのほかの文具は、デスクの浅い引き出しに収納してください。仕切りを使えば、スッキリと収納しやすくなります。

3-3.書類の片付け方法

書類の片付け方法は、以下を参考にしてください。

3-3-1.仕分けルールを決める

書類の仕分けルールと決めておけば、整理に時間がかかりません。仕分けルールどおりに整理すれば、ほかの人が見ても探しやすくなります。なお、保留フォルダを作ってとりあえず入れておくのもおすすめです。ただし、保留フォルダがいっぱいになる前に整理してください。

3-3-2.種類ごとに色分けする

書類の種類ごとにフォルダやファイルの色分けをすると分かりやすくなります。書類を探す時間を短縮できるので、仕事の効率が大幅に上がることでしょう。ただし、種類を細かく分けすぎたり色数を増やしすぎたりすると逆効果になるので注意してください。

3-3-3.廃棄基準と方法を決める

書類の廃棄基準と方法を決めておくといいでしょう。1か月ごとににチェックし、不要なものは上司に確認を取ってシュレッダーにかけるなどすれば、キャビネットが書類であふれかえることもありません。書類の重要性や種類によってルール化しておくことをおすすめします。

3-3-4.データ化を進める

書類をデジタルスキャンし、データ化すればインターネットやクラウドサービスを通じて共有・活用ができます。重要度の低いものは、データ化した後廃棄すれば書類の量が激減することでしょう。

3-4.共有スペースの片付け方法

共有スペースは、従業員同士が気持ちよく使用できるよう、何がどこにあるのか分かりやすく整頓してください。誰にでも分かるように、ラベルを使って収納物を表示するのもいい方法です。収納物の内容をリスト化して共有するのもいいでしょう。また、ものを使ったら必ず元に戻すように徹底すれば、共有スペースが散らかるのを防ぐことができます。共有スペースには私物を置かないことも大切です。

3-5.そのほかの片付け方法や注意点

従業員それぞれが私物を整理し、持ち帰ることでオフィスが片付けやすくなります。ロッカーは、いつのまにか私物であふれてしまいがちです。定期的に中身をチェックし、不要なものは処分するか持ち帰りましょう。

4.オフィスの片付けや不用品回収は業者へ依頼しよう

オフィスの片付けは、専門業者に依頼することもできます。具体的な依頼方法や費用・注意点など詳しく解説しましょう。

4-1.オフィスの片付けを業者に依頼したほうがいい場合は?

以下のような場合は、オフィスの片付けを業者に依頼することをおすすめします。

  • オフィスをキレイに片付けて仕事の効率を上げたい
  • 業務が多忙で片付けにかける手間や時間がない
  • 不用品がたくさんあって処分に困っている
  • 片付け費用がかかることを納得できる

4-2.業者にオフィスの片付けを依頼する方法

業者にオフィスの片付けを依頼するには、見積もりを依頼することから始めましょう。業者の問い合わせ窓口に連絡し、大体の物量・片付け希望日時・場所・作業してほしい内容などを伝えてください。折り返し、業者から見積もりが届くので、作業内容や費用などを確認し、問題なければ正式に依頼しましょう。契約する際には、産業廃棄物収集運搬許可を取得しており、事業系ゴミや産業廃棄物を扱える業者であることも確認してください。なお、当ゼロプラスでもオフィスの片付けをお受けしています。まずは、お気軽にご連絡ください。

4-3.業者にオフィスの片付けを依頼した場合の料金目安

業者にオフィスの片付けを依頼した場合、料金は物量や作業内容によって大きく変動します。以下は、当ゼロプラスの処分費用ですが目安として参考にしてください。

  • 軽トラパック:29,800円
  • 平車パック:69,800円
  • 2tホロ車パック:99,800円
  • 2t箱車パック:119,800円
  • 4t箱車パック:219,800円

なお、正確な費用は業者からの見積もりをもらって確認してください。

4-4.悪質業者に注意しよう

悪質業者には十分に注意してください。たとえば、社外秘の内容を盗み見したり勝手に備品を持ち出したりすることがあります。機密事項が流出すれば、企業の信頼を大きく損ね、業績にも悪影響を与えることでしょう。備品を持ち出されてしまえば単純に損害となるだけでなく、業務に支障が出てしまいます。業者にオフィスの片付けを依頼するときは、信頼できるかしっかりチェックしてからにしましょう。

5.オフィスの片付けに関するよくある質問

最後に、オフィスの片付けに関するよくある質問に回答します。それぞれ目をとおし、参考にしてください。

Q.オフィスの片付けの頻度は?
A.自分のデスク周辺は、毎日片付けておきましょう。共有スペースは、週に1回複数人で掃除をすることをおすすめします。普段からこまめに掃除ができていれば、年度末の大掃除も簡単に済むでしょう。

Q.オフィスの片付けで出た不用品はリサイクルできる?
A.状態や種類によってはリサイクル可能です。まずは、業者に相談してみてください。中古品として再販可能なものは買取・そのほかのものは資源リサイクルに回すことができます。

Q.片付けに無頓着な人がいて困るのですが?
A.オフィスの片付けも業務の一部であることを認識してもらいましょう。上司から通達を出してもらうのもいい方法です。また、片付けのメリットを理解してもらうために、会議などで提案するのもいいでしょう。

Q.片付けしやすいオフィスレイアウトは?
A.人の移動や収納がしやすいレイアウトは、片付けもしやすいでしょう。壁に沿ってキャビネットを配置して空間を広く使う・デスクを業務担当ごとの島になるように配置するなどが基本です。広いオフィスなら、キャビネットを仕切り替わりに使ってもいいでしょう。

Q.ものを減らしても収納が足りない場合はどうする?
A.収納を増やす工夫をするか、別の場所にものを移すことを考えましょう。また、場合によって収納場所が十分にあるオフィスに引っ越すことも大切です。

まとめ

今回は、オフィスの片付けについて詳しく解説しました。オフィスが散らかっていると仕事の効率が下がり、業績を落とす原因になります。効率よく仕事を進めるためにも、きちんと整理しておきましょう。デスク周辺だけでなく、共有スペースも忘れずに整理してください。まずは、不用品を仕分けして処分し、ものを減らすことが大切です。また、それぞれの定位置を決めておき、使った後は必ず元に戻すようにすると常にキレイに片付いた状態を維持できます。