事務所の片付けのコツは？ きれいな状態を保つ方法も紹介

1．事務所が散らかりやすい原因

事務所が散らかる原因として何があるのか、一緒に考えてみましょう。

1-1．書類が整理整頓されていない

事務所には紙の書類が多く、場所を取っています。重要書類もありますが、見返すかもしれないと放置している場合もあるでしょう。書類が積み重なったり、整理されていなかったりすると、事務所が散らかってしまいます。

1-2．収納スペースが機能していない

そもそも収納スペースが不足していれば、モノが片付かないことは当然のことです。しかし、収納スペースがあったとしても、明確なルールがなければ従業員が混乱してしまいます。それぞれが好き勝手に使ってしまい、すぐに散らかってしまうでしょう。本来の収納がうまくできていないことが原因で片付かないこともあるため、収納スペースがきちんと機能しているか見直してみてください。また、片付けや整理整頓のルールも統一されているか、共有されているかチェックすることも大切です。

1-3．私物と共有物が混同している

不特定多数の人が使う事務所では、私物と共有物が混在しています。私物と共有物が混ざっている状態では、事務所の所有物か個人のモノか、何を捨てていいのか、どれを収納していいのか、混乱してしまうでしょう。そうして、事務所が散らかった状態になってしまいます。

1-4．「誰かがやるだろう」と考えている

散らかっている事務所では、「そのうち誰かが片付けるだろう」と考えている人が多い傾向があります。事務所は仕事場でもあるため、全員で協力し合うことが大切です。また、片付けや整理整頓のルールを設けて、誰がやるのかを明確にすることも必要でしょう。

2．事務所を片付ける前の準備

事務所の片付けは、個人の引き出しから共有のキャビネットまで、事務所にあるモノすべてを出して始めることが必要です。

2-1．3つのカテゴリーに分ける

持ち物をすべて出して、「いるモノ」・「いらないモノ」・「分からないモノ」に分けましょう。特に、事務所内で共有しているモノは人それぞれで捨てる判断基準か異なります。ですから、迷ったときには「分からないモノ」に分別し保管ボックスに入れておくといいでしょう。

2-2．捨てるモノ・残すモノの判断基準を明確にする

事務所を片付ける前に、捨てるモノ・残すモノの判断基準をしっかりと明確にしておきましょう。前述したように、事務所で働いている人たち全員で捨てるモノ・残すモノの判断基準を共有しておかなければ、大事な書類などを処分してしまう恐れがあります。事務所を片付ける前に、ルールや判断基準をきちんと明確にして、共有することが大切です。

2-3．片付けに必要なモノを準備する

事務所の片付けを始める前に、ゴミ袋・ダンボール・軍手・掃除グッズなど必要なアイテムを準備しておきましょう。特に、モノの量が多いほどゴミ袋やダンボールは必要になるので、多めに用意しておくと安心です。

3．事務所を片付ける手順

モノがないデスクは、気持ちよく仕事ができます。何より仕事への集中力や処理能力がグッと上がるでしょう。快適な環境で仕事をするためにも、事務所を片付ける手順について把握することが大切です。

3-1．書類は積み重ねずに立てて置く

書類は上に積み重ねてしまいがちですが、そのように置いてしまうと下にある書類が取りにくくなってしまいます。どこに何があるのか把握しやすい収納が理想ですので、書類は立てて保管しましょう。

3-2．進行中の書類は案件ごとに収納する

進行している案件の書類は、テーマや案件ごとにクリアホルダーに入れ、ファイルボックスやハンギングホルダーで収納しましょう。それぞれ見出しをつけておくと、スピーディーに検索できます。

3-3．一段目の引き出しは「間仕切り」を使う

デスクの一段目にある引き出しは、散らかりやすい場所です。そのため、散らからないように、間仕切りを活用してください。間仕切りを使用する場合、キャビネットの横幅を無駄なく使えるように組み合わせるのがポイントです。ケースとケースの間にすき間ができる場合は、名刺のストックなど箱に入ったモノを収納しましょう。

3-4．事務所内のモノの定位置を決める

共用・専用に限らず、事務所ではモノの定位置を決めましょう。そして、モノの定位置を決めたら、従業員全員で共有することが大切です。全員がモノの定位置を把握しておけば、誰が使っても元の位置に戻すことができ、きれいな状態が維持できるでしょう。

3-5．定期的に片付けの日を決める

片付けたらそこで終わりではありません。きれいな事務所を維持し続けるためには、定期的に見直し片付ける必要があります。そのため、定期的に片付ける日を決めてください。片付けを習慣づけることができれば、モノがたまりにくくなるでしょう。

4．事務所を片付ける際の注意点

ここでは、事務所の片付けをするときの注意点を紹介します。

4-1．全員で片付ける

事務所の片付けでは、デスクまわりだけであれば、個人で行うことができます。しかし、事務所全体の片付けのときには、必ず従業員全員で協力することが大切です。「そのうち片付けるから」「いつかやろう」という意識を捨てて、全員で協力し合うことを忘れないでください。

4-2．書類の処分は確認が必要

書類の中には、機密情報や顧客情報が記されているモノもあるので、自分で判断して勝手に処分してはいけません。どの書類を残して捨てるのか、確認する必要があります。捨てるべきか分からない書類は、責任者や担当者に尋ねてください。また、責任者はどの書類を残すか捨てるか、従業員へ明確に伝えることが大切です。

4-3．片付けない人にはペナルティーを与える

事務所の片付けは、きれいな状態をキープすることが大切です。ですが、従業員の中には片付けに非協力的だったり、デスクを一向に片付けなかったりする人もいるでしょう。そのような人を放置しておくと事務所がどんどん汚くなり、ほかの従業員にも悪影響を与えてしまいます。片付けない人やルールを守ろうとしない人には、ペナルティーを与えるのも方法の1つです。

5．片付けで出た不用品の処分方法

片付けて出た不用品の処分方法は以下のとおりです。

5-1．自治体回収では処分できない

事務所から出た粗大ゴミは、原則的に、産業廃棄物扱いになるので自治体回収で処分できません。基本的に、産業廃棄物収集運搬許可を取得している不用品回収業者へ依頼することになるでしょう。事務所の片付けでは、大型の不用品が出ることが多く、事務所から搬出するにも負担を伴います。不用品回収業者を利用すると直接事務所まで回収に来てくれるので、安心して任せられるのが大きなメリットです。

5-2．買取してもらえる場合もある

事務所にあるオフィス用品や家具は、中古市場で需要があるので買い取ってもらえる可能性があります。不用品回収業者の中には、買取サービスを行っているところもあるため、利用してみるといいでしょう。製造月日から10年以内のモノであれば、買取対象になるケースがほとんどです。買い取ってもらうことができれば、処分費用の節約につながります。

5-3．パソコンの処分に要注意

事務所でよく使うパソコンは、PCリサイクル法によってメーカーによる回収とリサイクルが義務づけられています。そのため、事務所で不要になったパソコンは、メーカーの法人向け引き取りサービスを利用しましょう。なお、不用品回収業者でも対応してもらえることがあるので、パソコンを含めてまとめて処分するのもおすすめです。

6． 片付けで出た不用品の処分はゼロプラスヘ

ゼロプラスは不用品処分や買取を行っています。事務所をスッキリと片付けたい場合は、利用を検討してみてください。

6-1．費用が抑えられる

ゼロプラスは低価格で回収できます。回収後のコストダウンに徹底している3つの理由は以下のとおりです。

6-1-1．回収したモノを再販売している

回収した不用品はリユース品として再販売しています。回収したモノは廃棄するだけではなく、自社で修理・メンテナンスを行い再販売しているからこそ、回収コストを抑えられるのです。

6-1-2．限界までリサイクル

リユースが難しいモノについても中間処理施設で分別・解体し、資源としてリサイクルしています。そのため、廃棄コストが大幅に削減できるというわけです。

6-1-3．販売先は海外にもある

ゼロプラスでは、独自の海外輸出ルートを持っています。国内では需要のない製品は、海外に輸出し再利用しているので回収コストが削減できるのです。

6-2．買取サービスも行っている

ゼロプラスでは、買取サービスにも対応しています。事務所の用品でまだ使えるモノや正常に動く家電類は、ぜひ一度ご相談ください。買取可能な品物があると、不用品回収の処分費用を抑えることができます。

6-3．365日年中無休・即日対応可能

ゼロプラスでは、365日年中無休でサービスを提供しています。回収業者の中には、すぐに対応できないところもありますが、ゼロプラスではなるべく早く対応できるように心がけているのでご安心ください。

6-4．法人向けサービスも充実している

在庫買取やオフィス移転・店舗閉鎖の廃棄物回収など、ゼロプラスでは法人向けサービスも充実しています。大量の在庫品やデッドストック処分にも一括買取が対応で、全体的に処分費用を抑えることができるでしょう。ゼロプラスでは、国内・海外に独自のルートを持っていて、他社よりも高い価格で買い取りが可能です。不用品が大量にあったとしても、軽トラックから4t箱車まで容量に応じた積み放題プランを用意しております。詳細は、ぜひホームページをご確認ください。

7．事務所の片付けに関してよくある質問

事務所の片付けに関してよくある質問を5つピックアップしました。

Q．不用品回収業者に見積もりだけを依頼しても大丈夫か？
A．大丈夫です。ほとんどの不用品回収業者では、無料見積もりを受け付けており、見積もり後にキャンセルしてもキャンセル料金はかかりません。ですが、中には、キャンセル料を請求してくる悪質な業者が存在しているので、事前にホームページ等でチェックしておいたほうがいいでしょう。

Q．見積書と回収後で料金が変わることはあるのか？
A．不用品回収業者では、回収する量によって料金を決めていることが多いため、作業中に不用品の量が増える場合は変わることがあります。契約時に、追加料金が発生するケースをきちんと確認しましょう。

Q．産業廃棄物と事業系一般廃棄物の違いとは？
A．会社の事業活動によって出たゴミは産業廃棄物扱いになります。ですが、会社に所属する従業員が就業中、個人的に出したゴミは一般廃棄物です。一般廃棄物でも、家庭から出るゴミは家庭系一般廃棄物、会社から出るゴミは事業系一般廃棄物となります。それぞれの区分に関しては、自治体のホームページでチェックしてください。

Q．移転したばかりで、ゴミの捨て方がよく分からないときの対処法は？
A．ビルにテナントとして入居している場合は、廃棄物を管理している場合がありますから、テナント会社に問い合わせてみてください。自社で回収業者を探す場合は、以下のことを確認しましょう。

• 法人サービスに対応しているか
• サービス内容が充実しているか
• 産業廃棄物収集運搬許可を取得しているか
• 無料見積もりや無料相談を受け付けているか

Q．不用品回収の費用を抑えるコツは？
A．買い取ってもらえるモノは査定に出すことです。不用品回収業者の中には、法人向けの買取サービスを行っているところがあります。不用品の回収と買取が同時に利用できれば、手間も時間もかかりません。

まとめ

事務所の片付けでは、たくさんの不用品が出てきます。スタッフだけで対応できる場合もありますが、処分に時間と手間がかかることもあるでしょう。スピーディーに片付けをしたい場合は、法人向けサービスを展開している不用品回収業者に依頼するのがおすすめです。ゼロプラスでは、在庫買取なども行っているのでぜひチェックしてください。